困っていたこと
週の定例会議のあと、議事録から「誰が・何を・いつまでに」を拾って Teams に共有するのに、毎回 15 分ほどかかっていました。 議事録の書き方は人によって違い、ToDo が文章の途中に埋もれていて、拾い漏れもありました。
やり方
議事録を Claude に貼り、次のプロンプトを続けて送ります。
次の議事録から、決まった ToDo を抜き出してください。
- 表の列は「ToDo」「担当者」「期限」「元の発言（短く）」の 4 つ
- 担当者や期限が書かれていないものは「未定」と書く
- 議論しただけで決まっていないことは、表の下に「保留」として箇条書きにする
- 推測で補わない
ポイントは 3 つです。
- 「推測で補わない」を必ず入れる：入れないと、担当者を勝手に決めてしまうことがあります
- 「元の発言」の列を付ける：表を見た人が、議事録のどこから拾ったかを確かめられます
- 保留を分ける：決まったことと、まだ決まっていないことが混ざりません
結果・効果
- 共有までの時間が 15 分から 2〜3 分になりました（表を見直して Teams に貼るだけ）
- 「未定」が目立つので、会議の最後に担当者と期限を決める習慣がつきました
- 社外秘の内容を含む議事録は、会社が許可した環境の Claude だけで使っています